KSeF – obowiązkowe e-faktury od stycznia 2024

Zmiany w sposobie zarządzania fakturami i dokumentacją księgową są na horyzoncie. W Polsce, przedsiębiorcy niedługo będą zobowiązani do używania Krajowego Systemu e-Faktur, co stanowi istotną transformację w prowadzeniu działalności gospodarczej. Ta innowacja ma wpływ na wszystkich właścicieli firm. Chociaż korzystanie z oficjalnej aplikacji rządowej ma być darmowe, nie oznacza to braku dodatkowych kosztów związanych z adaptacją do KSeF. Czym jest KSeF? Czy to ułatwienie czy utrudnienie dla przedsiębiorcy?

Czym jest KSeF?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system wdrożony przez polski rząd w celu cyfryzacji procesu wystawiania i przechowywania faktur. Głównym celem KSeF jest uproszczenie procedur podatkowych oraz zwiększenie przejrzystości i efektywności zarządzania podatkami. System ten umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w formacie elektronicznym, co znacznie ułatwia i przyspiesza procesy księgowe, a także wspiera walkę z oszustwami podatkowymi. System już działa, ale nie jest obowiązkowy.

KSeF jest częścią szerszych działań Unii Europejskiej mających na celu standaryzację i cyfryzację procesów podatkowych w państwach członkowskich, co ma prowadzić do lepszej współpracy transgranicznej i większej efektywności systemów podatkowych. Korzystanie z KSeF jest opcjonalne, ale oferuje wiele korzyści, takich jak automatyzacja procesów księgowych i lepsza kontrola nad dokumentacją podatkową.

Od kiedy rozliczanie z KSeF?

Od 1 lipca 2024 roku, większość firm rozliczających się z VAT będzie musiała zacząć korzystać z tego systemu. Tymczasem podatnicy zwolnieni z VAT mają więcej czasu na przygotowanie się do tej zmiany – dla nich KSeF stanie się obowiązkowy od 1 stycznia 2025 roku.

Kto będzie zwolniony z KSeF?

Według nowych przepisów wchodzących w życie od 1 lipca 2024 roku, z obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) będą wyłączeni podatnicy zagraniczni. Oznacza to, że KSeF nie będzie dotyczył tych podatników, którzy nie posiadają w Polsce ani siedziby, ani miejsca stałej działalności. Innymi słowy, system ten będzie obowiązywał tylko podmioty zarejestrowane lub prowadzące działalność gospodarczą bezpośrednio na terytorium Polski.

KSeF nie taki straszny jak go malują

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, przynosi szereg zalet dla przedsiębiorców, księgowych i administracji podatkowej, w tym:

• Automatyzacja – automatyzacja procesu fakturowania znacząco usprawnia i przyspiesza obrót dokumentami, zmniejszając czas i wysiłek potrzebny na ręczne wprowadzanie danych.
• Zmniejszenie ryzyka błędów – elektroniczny format faktur ogranicza ryzyko błędów wynikających z ręcznego przetwarzania danych.
• Poprawa bezpieczeństwa – cyfrowe przechowywanie faktur jest bezpieczniejsze i mniej narażone na uszkodzenia czy utratę, w porównaniu z dokumentacją papierową.
• Łatwiejsza dostępność i przechowywanie – elektroniczne faktury są łatwo dostępne i mogą być przechowywane w bezpieczny sposób, co ułatwia zarządzanie dokumentacją.
• Wspieranie przejrzystości – KSeF pomaga w zapewnieniu zgodności z przepisami podatkowymi i zwiększa przejrzystość transakcji.
• Walka z oszustwami – system e-faktur może przyczynić się do ograniczenia oszustw podatkowych, poprzez dokładniejsze śledzenie transakcji.
• Ułatwienie wymiany danych – elektroniczny format ułatwia wymianę faktur między różnymi podmiotami, co jest szczególnie korzystne w przypadku transakcji międzynarodowych.
• Integracja – KSeF może być łatwo zintegrowany z innymi systemami księgowymi i ERP, co zapewnia lepszą koordynację między różnymi działami firmy.

Różnicy między fakturą elektroniczną a e-Fakturą

E-faktura jest uważana za wystawioną w momencie, gdy zostanie przekazana do Krajowego Systemu e-Faktur. Data, w której faktura jest generowana w systemie KSeF, jest uznawana za datę jej otrzymania. W praktyce oznacza to, że moment, w którym sprzedawca wystawia fakturę w KSeF, jest jednocześnie momentem, kiedy nabywca ją otrzymuje. Innymi słowy, data wystawienia faktury przez sprzedawcę w KSeF jest tą samą datą, kiedy faktura ta jest oficjalnie odbierana przez nabywcę.

Kary za faktury wystawione poza KSeF

Kary za wystawienie faktur poza systemem KSeF zaczną obowiązywać dopiero do 1 stycznia 2025 roku. Podatnicy mają zatem rok na „przyzwyczajenie się” do nowego obowiązku. Po tym czasie niedopełnienie obowiązku ewidencji w systemie KSeF grozić będzie karą nawet do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze.

Czy KSeF zabierze pracę księgowym i doradcom podatkowym?

Choć KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, ma na celu uproszczenie i cyfryzację procesu fakturacji, istnieją ważne powody, dla których warto rozważyć skorzystanie z usług księgowego lub doradcy podatkowego. Przede wszystkim, dane do faktur będzie trzeba wprowadzać, a KSeF nie zwalnia z prowadzenia ewidencji np. księgi przychodów i rozchodów. Podobnie w przypadku kontroli podatkowej. Nowy system mimo, że zwiększa transparentność rozliczeń, nie likwiduje organów kontroli. W przypadku kontroli tylko doradca podatkowy może zapewnić niezbędne wsparcie i reprezentację.

Materiał zewnętrzny