Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – co należy o nim wiedzieć

Funkcjonowanie każdej organizacji jest uzależnione od przepływu pieniądza, kapitału ludzkiego, informacji, czy dokumentów. Każdy księgowy wie, iż sprawny obieg dokumentów w firmie nie tylko ułatwia i systematyzuje pracę wszystkich działów, ale przede wszystkim umożliwia wywiązywanie się z obowiązujących terminów księgowych, wynikających bezpośrednio z przepisów prawa podatkowego. Innymi słowy mówiąc, bez skrupulatnej ewidencji faktur wpływających do firmy nie jest możliwe prawidłowe rozliczenie podatku dochodowego a przede wszystkim podatku VAT. Dowiedz się czym jest Elektroniczny obieg dokumentów i czy to przydatne rozwiązanie.

Jak wygląda obieg dokumentów w firmie?

Obieg dokumentów w firmie wydaje się sprawą bardzo prostą. Nie zawsze jednak przebiega on jednakowo. Przyczyną odmiennego traktowania faktur jest sposób ich napływu do firmy. Tradycyjnie ich forma papierowa dociera pocztą, możliwa jest także wysyłka mailem, czy dostarczenie przez pracownika.

Standardowy obieg dokumentów w firmie

Standardowy obieg dokumentów w firmie wygląda w sposób następujący: najpierw starannie zapakowana w kopertę faktura trafia na biurko sekretarki. Sekretariat odnotowuje wpływ każdego dokumentu do przedsiębiorstwa. Wprowadza go do księgi korespondencyjnej lub innej ewidencji i stempluje fakturę pieczątką z datą wpływu. Następnie dokumenty odpowiednio posortowane trafiają do poszczególnych działów spółki.

Kierownicy jednostek organizacyjnych powinni nadać fakturom odpowiednie opisy i zatwierdzić je pod względem merytorycznym. Pracownik działu księgowości powinien natomiast sprawdzić poprawność wystawienia dokumentu i zatwierdzić go pod kątem formalnym i rachunkowym. Zasadniczo dokumenty będą należały do faktur kosztowych, otrzymywanych za zakup dóbr i usług, używanych na potrzeby spółki (faktury za telefon, materiały biurowe, wynajem hali magazynowej, itp.) Mogą też należeć do dokumentów potwierdzających nabycie materiałów wprowadzanych na magazyn w celu dalszej odsprzedaży (rowery w salonie sprzedaży jednośladów, farby drukarskie w hurtowni poligraficznej) czy surowców służących do produkcji (stal w hucie, drewno w firmie produkującej meble).

Zatwierdzone merytorycznie dokumenty powinny być także zaakceptowane przez prezesa spółki i dyrektora finansowego. Wszystkie faktury, które przeszły przez te etapy mogą trafić na biurko księgowej, gdzie zostaną wprowadzone do ksiąg rachunkowych. Zgromadzenie niezbędnych podpisów daje także zielone światło do wykonania przelewu na rzecz dostawcy. Dopiero te wszystkie zabiegi pozwalają fakturom spokojnie spocząć w segregatorach.

Obieg faktur napływających przez pracownika lub załączonych do dostawy

Nie w każdym przypadku obieg dokumentów wygląda tak idealnie. Często, zamiast wysyłać faktury za pośrednictwem tradycyjnej poczty, kontrahenci decydują się na przesyłanie ich w formie elektronicznej. W praktyce wygląda to tak, że do skrzynki mailowej pracownika prowadzącego daną sprawę, lub bezpośrednio na e-mail działu księgowości trafia zabezpieczony dokument w formacie PDF.

Innym przypadkiem jest sytuacja, kiedy wydrukowana faktura jest dołączona do dostarczanego towaru. Wówczas obowiązek dostarczenia dokumentu do działu zamówień, czy logistyki spoczywa na pracownikach magazynu, odbierających towar. W tym przypadku należy szczególnie uważać na kontrahentów. Mają oni w zwyczaju dołączać oryginał faktury do zamawianego towaru i jednocześnie wysyłać kopię dokumentu mailem. Istnieje zagrożenie dwukrotnego ujęcia tego samego dokumentu w księgach firmy. Na szczęście niektóre programy księgowo-magazynowe posiadają funkcję wyłapywania zdublowanych faktur, pomagając uniknąć błędu podwójnego ujęcia tego samego kosztu, czy wprowadzenia dwukrotnie na stan magazynowy tej samej dostawy. Inną metodą uniknięcia błędu jest właśnie skrupulatne prowadzenie elektronicznej ewidencji dokumentów. Taka ewidencja powinna mieć zaprogramowany mechanizm informatyczny, blokujący dwukrotne wprowadzenie dokumentu o takim samym numerze.

Część faktur trafia do firmy za pośrednictwem pracowników. Najczęściej są to faktury kosztowe, które dokumentują zakupy dóbr i usług na potrzeby pracowników. Przykładem takiej drogi napływu dokumentu do firmy jest faktura za paliwo do samochodu służbowego. W tym przypadku pracownik tankujący paliwo na stacji benzynowej pobiera od kasjerki fakturę, którą następnie przywozi do firmy.

Zdążyć z VAT-em, czyli wpływ obiegu dokumentów na podatek

Data wpływu dokumentu do firmy ma znaczenie dla prawidłowego rozliczenia podatku od towarów i usług (deklaracja JPK VAT). Co do zasady, nabywca ma prawo do obniżenia wysokości podatku należnego o wysokość podatku naliczonego w momencie powstania obowiązku podatkowego po stronie sprzedawcy (najczęściej w dniu wystawienia faktury). Artykuł 86 ustawy o VAT mówi jednak, że odliczenie podatku może nastąpić w momencie powstania obowiązku podatkowego po stronie sprzedawcy pod warunkiem, że nabywca otrzymał i posiada u siebie fakturę zakupu. Dowodem otrzymania dokumentu jest stempel z datą wpływu.

W praktyce oznacza to, że jeśli sprzedawca wystawi fakturę za zakup papieru do drukarki z datą 30 czerwca, ale faktura trafi do odbiorcy 2. lipca wraz z zamówionym towarem, prawo do obniżenia wysokości podatku VAT nabywca osiągnie dopiero z datą 2 lipca. Pomniejszenie podatku będzie więc możliwe w momencie rozliczania podatku VAT za miesiąc lipiec, czyli 25 sierpnia. Taki przepis może wydawać się krzywdzący i nie jest lubiany przez przedsiębiorców, jednak zawsze należy mieć na względzie, iż odliczenie podatku jest przywilejem, a nie obowiązkiem.

Obieg dokumentów a wypłaty pracowników

Nie bez znaczenia pozostaje również rola pracowników w sprawnym obiegu dokumentów w firmie. To czy dostarczą na czas faktury jest istotne dla funkcjonowania przedsiębiorstwa, ale także może odbić się na ich portfelach.

W niektórych przedsiębiorstwach przyjętą praktyką jest dokonywanie zakupów przez pracowników za ich prywatną gotówkę. Wówczas liczą na szybki zwrot pieniędzy od swojego pracodawcy. Możliwy jest on tylko w przypadku sprawnego obiegu dokumentów w danej organizacji.

Na zwrot gotówki pracownik może liczyć dopiero w momencie, gdy jego przełożony zatwierdzi dokument pod względem merytorycznym. Księgowa sprawdzi poprawność formalno-rachunkową, a prezes i dyrektor finansowy zatwierdzą zasadność poniesionego wydatku. Im więc lepszy przepływ dokumentów w firmie, tym korzystniej dla pracowników. Elektroniczny obieg dokumentów z pewnością przyspiesza procedurę rozliczeń z pracownikami.

Niekiedy ma miejsce sytuacja odwrotna, gdy pracownik dokonuje płatności za nabywane na potrzeby działalności firmy dobra lub usługi kartą płatniczą, nie dostarczając na czas faktury, potwierdzającej poniesiony koszt. W takim przypadku pracownik poniesie konsekwencje swojej opieszałości. Pracodawca ma bowiem prawo pomniejszyć jego wypłatę o sumę wydatków bez faktury. Na przykład jeśli przedstawiciel handlowy ma w zwyczaju dostarczać dokumenty za upominki dla klientów, czy serwisowanie auta służbowego raz na kilka miesięcy, najprawdopodobniej dział kadr pomniejszy jego pensję o sumę brakujących faktur. Sam zaś przedsiębiorca nie może dopuszczać do takiej sytuacji, by jego pracownicy wydawali firmowe pieniądze, nie dostarczając dokumentów od razu po dokonaniu wydatku.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie

Sprawna ewidencja elektroniczna ma wiele plusów, aby jednak działała bez zakłóceń należy pamiętać o kilku wskazówkach.

Elektroniczny obieg dokumentów i jego zalety

Tradycyjny obieg dokumentów w firmie opierał się na księdze korespondencyjnej pełnej dat i podpisów. Jej utrzymanie było niezwykle pracochłonne i wymagało olbrzymiej skrupulatności. Elektroniczny obieg dokumentów przyczynił się do usprawnienia tego procesu, wpłynął pozytywnie na całą pracę organizacji, umożliwił monitorowanie faktur na poszczególnych etapach ich obiegu, czy wreszcie nieco zmniejszył koszty operacyjne.

Elektroniczny obieg dokumentów – praktyka

Aby jednak elektroniczny obieg dokumentów przebiegał bez zakłóceń niezbędna jest odpowiednia konfiguracja aplikacji do obiegu dokumentów w programach magazynowo-księgowych. Warto także pamiętać o technicznych wskazówkach, mogących ułatwić pracę. Zalicza się do nich pilnowanie, aby wszyscy pracownicy firmy nadawali jednolitą numerację zapisywanych na dysku faktur, by dodawać daty do nazw zapisywanych dokumentów, czy wreszcie, aby zawsze tworzyć kopie bezpieczeństwa.

Obieg dokumentów jest niezwykle istotnym elementem funkcjonowania każdej organizacji. Nic więc dziwnego, że duże korporacje bardzo często decydują się na stworzenie odrębnego stanowiska pracy i zatrudnienie osoby zajmującej się tylko obiegiem dokumentów w firmie.
Warto także podkreślić, iż odkąd funkcjonuje elektroniczny obieg dokumentów, ewidencja napływających do firmy faktur stała się czynnością o wiele przyjemniejszą niż w czasach tradycyjnego przepływu dokumentów. Dalej jednak od obiegu dokumentów zależy praca wszystkich jednostek organizacyjnych przedsiębiorstwa.